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Das es strenge rechtliche Vorgaben für Firmenwebseiten gibt – Stichwort Impressumspflicht – hat sich inzwischen wohl wirklich bis zum kleinsten Tante-Emma-Laden herumgesprochen. Nicht weniger reguliert, aber deutlich weniger bekannt: Auch für den geschäftlichen Mail-Verkehr gelten strenge Regeln.

Kein sicherer Platz für E-Mails

Der Grund für die geringere Bekanntheit ist vermutlich, dass die Gefahr, mit falschem Verhalten erwischt zu werden, bei E-Mails deutlich geringer ist. Denn anders als Webseiten sind E-Mails in der Regel nicht öffentlich einsehbar. Trotzdem sollte man sich natürlich an die gesetzlichen Vorgaben halten und die sind zahlreich.

Signatur

Was für eine Website das Impressum, ist für eine E-Mail die Signatur. Folgende Angaben sind in Deutschland Pflicht in Geschäfts-Mails:

• Firmenname (inkl. Rechtsform)
• Ladungsfähige Anschrift
• Registergericht und Registernummer
• Geschäftsführer bzw. persönlich haftende Gesellschafter

Außerdem müssen die Angaben „gut lesbar“ sein, weiße Schrift auf weißem Grund ist also genau so wenig zulässig, wie eine sehr kleine Schriftgröße. Die Angaben lediglich als Anhang hinzuzufügen reicht übrigens auch nicht aus.

Archivierung

Da nahezu alle Mail-Programme und auch die Webanwendungen der großen Anbieter das Einrichten von Signaturen unterstützen, ist die Einhaltung dieser Vorschriften recht unproblematisch. Was viele aber nicht wissen: Es gibt auch eine Pflicht zur Archivierung von Geschäfts-Mails und die ist technisch nicht so leicht umzusetzen. Gespeichert werden müssen u.a. (nach §147 AO):

• Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
• die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe
• Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
• Buchungsbelege
• Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Artikel 77 Abs. 1 in Verbindung mit Artikel 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden nach Artikel 77 Abs. 2 Satz 1 Zollkodex auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Insbesondere die Regelung für „Handels- oder Geschäftsbriefe“ sorgt für eine weitrechende Archivierungspflicht. Je nach Dokument kann diese Pflicht bis zu zehn Jahre bestehen. Dabei reicht es nicht die E-Mails „irgendwie“ zu speichern, auch an die Art der Speicherung hat der Gesetzgeber konkrete Vorgaben:

• vollständig
• manipulationssicher
• jederzeit verfügbar
• maschinenlesbar

Das gilt für E-Mails und Anhänge, es ist also insbesondere auch dafür Sorge zu tragen, dass man auch nach zehn Jahren noch ein passendes Programm zur Verfügung hat um einen Anhang zu entpacken oder anzuzeigen. Die Größte Herausforderung ist aber die Manipulationssicherheit. Spätestens an dieser Stelle wird klar, dass das Speichern der E-Mails im eigenen Mail-Programm keine ausreichende Archivierung im Sinne des Gesetzgebers ist. Der sinnvollste weg zur Manipulationssicherheit ist das Verschlüsseln der archivierten E-Mails. Wer sich lieber auf sein Kerngeschäft konzentrieren möchte, als sich mit den Fragen der rechtssicheren E-Mail-Archivierung zu beschäftigen, kann natürlich auch auf fertige Lösungen zurückgreifen, die inzwischen von verschiedenen Herstellern angeboten werden. Auf reddox.com gibt es zum Beispiel eine TÜV geprüfte „Out of the box“-Lösung, die neben Archivierung und Verschlüsselung auch noch Virenschutz und Spam-Filter beinhaltet.

Auch wenn das Thema auf den ersten Blick nervig erscheint und man in Versuchung kommt zu sagen, „Das habe ich noch nie gemacht und es hat keinen interessiert!“, sollte man die ganze Sache nicht auf die leichte Schulter nehmen. Im schlimmsten Fall, zum Beispiel bei einer Insolvenz, kann die unzureichende Archivierung von E-Mails sogar ein Straftatbestand sein. Eine daraus resultierenden Verletzung der Buchführungspflicht kann beispielsweise mit bis zu zwei Jahren Haft bestraft werden. Da ist es doch deutlich weniger zeitaufwändig, sich frühzeitig mit dem Problem auseinander zu setzen.